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　　與桌面系統的部署相比較，會議室在設備配置、系統調試、環境要求等各個方面都有著更為嚴格的要求，通過設備、系統、環境之間的良好配合，能夠帶給用戶高質量的音視頻交流享受。
　　從系統部署和設備配置方面考慮，會議室部署細節包括環境設計、視頻輸入輸出、音頻輸入輸出等幾個部分。
　　環境設計
　　在會議室設計中，為使視頻會議達到一個良好的效果，會議室的環境設計是一個非常重要的環節，會議室除了提供參加會議人員舒適的開會環境外，還要逼真反映現場的人物和景物等，使與會者有一種身臨其境的感受，因此在環境設置方面，應考慮以下因素:
　　●結構布置:會議室凈高最好大于3米，長寬比例控制為3∶2。
　　●溫度及濕度:會議室內的溫度、濕度應適宜，通常應設定為18～25攝氏度，60%～80%的濕度，并保證室內空氣新鮮。
　　●噪聲控制及聲學處理:對于聲學處理，應考慮以下因素:頻率特性控制、回聲控制及噪聲控制。頻率和回聲控制，可通過控制室的調音臺，用增設的優質功率放大器，控制高、中、低音;并可通過揚聲器環繞放置會場四周，使與會者有身臨其境的感覺。噪聲控制主要是隔音與吸音效果控制，隔音主要是指選用雙層窗戶隔離外界噪音，將一些電器設備的主要部件安裝在控制室，以避免電感性電氣設備噪音;吸音指室內應鋪地毯、吊天花板，會議室四周墻壁不宜太光滑，最好裝有隔音材料并用軟布包裝，保證室內噪音小于40分貝。麥克風與音箱應保持合適距離及方向，降低會議室的回聲以形成良好的開會環境。
　　●色調與色彩:會場四周的景物色彩、桌椅顏色等，一般不宜采用“白色”和“黑色”等色調，這兩種顏色會對人體產生“反光”和“吸光”的不良效應。所以墻壁四周、桌椅等宜采用淺色調。對攝像背景(被攝人物背后的墻)不宜掛有山水畫等景物，否則將增加攝像對象的信息量及網絡流量，不利于圖像質量的提高。
　　●光源及照度:會議室的光源及照度是會議室的基本必要條件。一般的攝像機均有自動彩色均衡電路，能夠提供真正自然的色彩，從窗戶射入的光偏高會產生有藍色投影和紅色陰影區域的視頻圖像;另一方面，會議的召開時間是隨機的，上午、下午的自然光源照度與色溫均不一樣，因此會議室應盡量避免采用自然光源，而應采用人工光源，且所有的窗戶都應采用窗簾遮擋。在使用人工光源時，應選擇冷光源，諸如“三基色燈”(R、G、B)效果最佳。
　　視頻設備
　　●視頻輸入設備
　　常用的視頻輸入設備主要有數碼攝像頭和模擬攝像頭，一般在桌面級別的應用中推薦使用數碼攝像頭。數碼攝像頭價格相對比較便宜、易于攜帶，但在焦距調整、廣角、光線補償、云臺轉動、遙控及遠端控制等方面功能非常薄弱，因此不適合在會議室級別中應用。在這種應用中推薦使用模擬攝像頭+采集卡的組合。
　　模擬攝像頭的種類較多，從幾百元的監控攝像頭到上萬元的專業攝像機等，在這些品類紛繁、性價各異的產品中，注意選擇較好性價比的產品。
　　●視頻輸出設備
　　作為會議室級別的應用，視頻輸出設備通常選用高清晰度電視、背投或投影儀等設備，以提供給用戶清晰、逼真、舒適的視覺感受。當用戶采用電視機、背投作為輸出設備時，會議室終端PC設備的顯卡必須帶有視頻輸出或S端子/DVI輸出，通過視頻線或者S端子線連接到電視機上。
　　音頻設備
　　會議室應用中常常遇到的一個問題就是因為對聲音問題處理不夠完善而給會議效果帶來的負面影響，如嘯聲、自激、回音、噪音等，而這些問題的產生可能涉及到較多環節，包括環境、聲卡、音頻輸入輸出設備等。
　　●聲卡的選擇和設置
　　視頻會議系統的應用對客戶端聲卡的全雙工性能要求較高，而目前大量使用的PC機的聲卡一般都是主板集成聲卡，這種聲卡有時會存在因本身設計或制作工藝等問題而引起的線路串擾(即當同時有輸入和輸出信號的時候，相互之間會產生干擾)，這種串擾會帶來噪音、嘯聲、回音等現象，嚴重影響會議的正常進行(這種現象在平時用該聲卡聽音樂或者錄音等過程中是很難發現的，因為這些操作更多是單工的過程)，因此對于會議室級別的設備，建議更換為獨立聲卡以保證音質和音效。
　　●音頻設備的選擇
　　音頻設備包括采音設備、放音設備和調音臺、反饋抑制器等處理設備。
　　采音系統可能帶來的影響主要包括麥克風與音箱形成的嘯聲干擾和系統回聲干擾。嘯聲干擾主要是因為音箱的噪音被麥克風吸收后發出的嘯聲，可以通過調整麥克方向或音箱音量來進行調整。系統回聲干擾是因為系統聲音被反復回收而引起的，假設有A、B、C三個點參加視頻會議，均處于發言狀態，并且均通過音箱進行放音，則可能會有如下情況:A發言時，B、C均通過音箱播放出來，因為會場吸音效果并不好，所以音箱播放出來的A的聲音被B、C的麥克又吸收了進去，這樣A可能會聽到從B、C兩個遠端回傳回來的自己的聲音，形成了系統回聲，整個系統的聲音效果會變得極差，可見，采音系統的缺陷會給整個視頻會議系統的聲音帶來比較嚴重的影響。
　　對于會議室的音響系統，一方面需要將本會場的發言人的聲音播放出來，同時也需要將會議系統中的遠端聲音播放出來。因此，音響系統對會議聲音的影響主要表現在可能因會場調音臺的質量問題而造成不清晰、或者干擾較大等影響。建議應盡量選擇較好的線材以及調音設備來保證系統聲音的質量。
　　●對會議室回音的處理
　　硬件處理方法
　　反饋抑制器是解決會議室級別應用中回音問題的一種常見設備，其品種較多，價格從幾百元到幾萬元不等，解決效果和產品本身性能、專業調試經驗以及產生回音的復雜程度非常相關，如果會議室中已經配備了較專業的調音臺、均衡器等，則配合使用效果更佳。
　　根據用戶的應用環境不同，可選用不同的硬件設備，一般的應用中選用帶回音抑制功能的均衡器也能達到回音抑制的效果，同時可配備單獨的反饋抑制設備。
　　會議室部署建議
　　根據會議室大小不同，可分為中大型會議室和小型會議室兩種典型的會場。
　　中大型會議室約在150～250平米，一般為教室型布局，即主要人員和領導在主席臺就座，參會人員在臺下就坐，這種情況的布局和設備放置的情況如圖所示。
　　根據用戶的需求，大型會議室在某些情況下也會按照圓桌會議的形式進行布局。小會議室面積約為40～80平米左右，會議室為圓桌型布局。